【慧聪丝印特印网】编者按：文件管理系统最新的发展趋势和它所取得的进步已大大出乎了人们的意料，并表现出了取代纸张存储方式的可能性。

    你也许在电视和很多杂志上都看到过高端壁橱系统的广告，这些壁橱都拥有配套的架子和抽屉，能将颜色相近的衣服和其他物品很好地归纳在一起。换句话说，这些产品能帮你对衣物进行合理的分类，从而让你在最短的时间内找到自己最喜欢的那件蓝色羊绒衫。文件管理系统的工作原理就与这种壁橱系统一样。

    文件管理解决方案能有效地将一个公司的纸制和数字文件扫描成电子文件，对它们进行分类或排序，并把它们储存在一个中央数据库里。当用户有需要的时候，可以在任何地方和任何地点调用其中的数据。虽然不同的经销商和市场对这种系统有着不同的称呼——从文件管理系统（DM）到信息关系管理系统（IRM）再到企业内容管理系统（ECM）——但它已经成为了很多企业和垂直市场的核心元素，特别是在医疗保健、金融、法律和保险等事务性领域。

    OIT（OpticalImageTechnology）公司的销售和专业服务副总裁JimThumma说：“仅仅是在五年以前，很多人都还不知道什么是文件管理。但是现在，不管你是否愿意，它都已经成为了你必须具备的一个管理系统。整个世界已经完成了向数字化技术的转变，你要想保持竞争力或维持最基本的生存，就必须找到一个能够管理信件、传真、电子邮件和影音文件等各种信息的方式。”

    FileVision公司战略业务开发副总裁LaurieShufeldt说：“文件管理解决方案不仅能把纸张文件转变成电子文件，而且能对所有类型的信息进行管理，这对于提高企业运营效率有着至关重要的作用。如果说文件管理解决方案在五年前还只是一个管理文件的系统，那么现在它已经成为了提高企业整体生产力的理想选择。”

    回报

    文件管理解决方案能以最快的速度和最简便的方式将文件交到你的员工和客户手中。无论是位于香港的生产车间，还是位于美国的销售总部，都能拿到同一份产品的发货单。你甚至可以从住在芝加哥的医生那里或费城的急诊室里获得一个病人重要的医疗数据和X光片。

    施乐DocuShare业务单元的高级产品经理ColmanMurphy指出：“最近的研究表明，企业大约要把自己10%到15%的营业收入花在与文件有关的成本上。这已经达到了它们在研发上所投入的资金的三倍。企业每年大约要生产出4.5万亿个硬拷贝页面，而知识型员工每天要把20%的工作时间花在寻找文件信息上，而且他们在一半的情况下是找不到自己所需要的信息的。所幸的是，文件技术和功能始终都在以惊人的发生着变化，而且这种变化将为企业带来更多的发展潜力。”