【慧聪网丝印特印行业频道】人们应该如何进行印刷文件/表格管理？一个印刷文件/表格管理程序一般含有哪些元素？下面就让我们来看一看。

    文件/表格分析和设计

    一个理想的文件/表格设计能通过创建一个基本的商业工具来提高生产效率，这个工具不但要能促进合作、简化数据的输入程序，而且还要能减少潜在误差，方便信息的使用，提升企业的形象。

    文件/表格分析是一个十分重要的执行步骤，它能够保证：

    生产力在活件准备、使用、购买和检索过程中的提高。

    系统中文件/表格总数的最小化。

    数据元素之间的关系必须要保持一致，并符合特定的标准。

    整个系统和单个文件/表格的效力得到增强，从而保证了商业工具的正常沟通。

    文件/表格分析与文件/表格设计

    文件/表格分析解决了在什么时候、什么地方把什么内容添加到文件/表格中，为什么把这些内容添加进来以及如何使用这个文件/表格的问题。在设计过程中，我们要找到信息的最佳安排和表示方法，同时还要确定文件/表格的外观以及结构。在分析和设计阶段的扎实工作能够加快文件/表格的生产速度，帮我们实现减少书面工作，提高工作效率，大幅度削减企业支出的目标。

    经过深入分析和精心设计的文件/表格能给我们带来很多好处。它们看起来非常精美，而且具有很强的吸引力。这类经过仔细分析和设计的文件/表格往往能为用户提供一个非常简单的数据入口，并能让人们方便地使用这些数据。此外，它还能降低人们在输入或检索信息时出现错误的几率，并进行自我检查。

    全面考虑

    向主办者发出文件/表格的生产申请，让他们说出文件/表格的基本信息和应用方向是一个不错的办法。这个申请不但能为我们提供文件/表格的基本信息，例如它的主办者是谁、设计者是谁、我们何时以及如何使用它等；而且还能为我们提供一个对文件/表格进行分析的平台，我们可以提出各种问题，其中包括这个文件/表格的目的是什么？提出问题并找到答案是我们进行文件/表格分析的一个重要步骤。

    生产力分析专家BenGraham博士通过一个小故事向我们说明了这个问题。1973年，正在委内瑞拉的一个工厂里工作的BenGraham想要简化整个工作的生产流程。在对与工作流程有关的所有文件/表格进行了仔细的分析之后，他仍然没有找到一个理想的解决办法。虽然这些文件/表格已经被使用了很多年，但没有一个人知道工厂使用它们的真正原因。这个故事说明，不管我们要做什么，首先就要确定是否真正需要这些文件/表格。

    请记住：文件/表格的分析和设计师综合性印刷管理程序的一个重要组成部分。在设计之前，我们应该对电子版的文件/表格进行分析。除了考虑到与传统文件/表格有关的因素以外，我们还不能忽视其他一些重要的问题，例如：数据库的互动性以及文件/表格的结构等。

    一旦我们完成了对表格的设计，那么接下来就是对它进行跟踪——我们这样做是有很多原因的。